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lunes, 28 de diciembre de 2015

LIBROS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

Los comerciantes ya sean individuales o sociales tienen que tomar en cuenta las disposiciones del Código de Comercio, que les son aplicables, por lo que se van a abordar en una serie de boletines de los principales aspectos mercantiles.

“Art. 25.- La personalidad jurídica de las sociedades se perfecciona y se extingue por la inscripción en el Registro de Comercio de los documentos respectivos.
Dichas inscripciones determinan, frente a terceros, las facultades de los representantes y administradores de las sociedades, de acuerdo con su contenido.
Las sociedades inscritas no pueden ser declaradas nulas con efectos retroactivos, en perjuicio de terceros.”

Este artículo menciona la “personalidad jurídica”, la cual fue explicada en boletines anteriores, sin embargo en esencia ésta significa la “facultad de una persona para adquirir derechos y obligaciones por sí misma y no por medio de otras personas”. En las personas naturales se obtiene a los 18 años, en una sociedad mercantil se obtiene al inscribir en el CNR la escritura de constitución.

Lo anterior es contradictorio ya que las sociedades son entes jurídicos que se crean cuando se unen dos o más personas, para desarrollar una serie de actividades económicas, que generan por regla general utilidades, sin embargo hay ocasiones en que se dan pérdidas. Las personas jurídicas no se pueden tocar o percibir sensorialmente, y cuando éstas actúan lo hacen por medio de sus Representantes Legales (Junta Directiva o Administrador Único).

Cuando los miembros de una sociedad mercantil, ya no quieren continuar operando por “x” razón, entonces inician el proceso de su extinción (disolución y liquidación).

“Art. 40.- Todas las sociedades llevarán los libros siguientes:

 I.     Libro de Actas de las Juntas Generales, en el cual se asentarán los acuerdos adoptados en las sesiones respectivas. (29)

  II.     Libro de Actas de Juntas Directivas o de Consejos de Administración, según la naturaleza de la sociedad y el régimen de administración adoptado o regulado por este Código.
III.     Libro de Registro de Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad.
IV.     Libro de Registro de Aumentos y Disminuciones de Capital Social, cuando el régimen adoptado sea el de capital variable.

Los libros serán legalizados por contadores públicos o por el Registro de Comercio.”

Estos libros son conocidos como de “control administrativo”, debiéndolos tener actualizados toda sociedad mercantil.


Esta clase de libros también los tienen las ONG, pero en estas entidades se llaman Actas de Asamblea General de Miembros, Junta Directiva y el Registro de Miembros.

martes, 22 de diciembre de 2015

MEMORIA DE LABORES

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

En esta oportunidad se abordará el tema de la memoria de labores según el Art. 223 del Código de Comercio, romano I:

“Art. 223.-La junta general ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año, dentro de los cinco meses que sigan a la clausura del ejercicio social y conocerá, además de los asuntos incluidos en la agenda, de los siguientes:

I.    La memoria de la junta directiva o del administrador único, el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, y el informe del auditor externo, a fin de aprobar o improbar los cuatro primeros y tomar las medidas que juzgue oportunas.”

Esta disposición tuvo una reforma en junio de 2008, por medio de la cual se incluyó está obligación para los Administradores Únicos, sin embargo en la práctica muy pocas sociedades anónimas la elaboran.

¿Qué es una memoria de labores? Es un documento que incluye entre otras cosas un mensaje del Administrador, una narrativa de las principales actividades realizadas durante el año, compras de activos, inclusión en nuevos mercados, construcción de activo, el dictamen y los estados financieros de la entidad. No existe ninguna disposición que indique los temas y la cantidad de páginas, por lo que queda a creatividad de los Administradores su elaboración.

Esta actitud indiferente de muchos empresarios, puede tener a la base que existe un alto porcentaje de sociedades anónimas que son de índole familiar, es decir que los accionistas y los Administradores son las mismas personas.

Lo que no se debe perder de vista, es que cuando la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles audita a las empresas, les piden la memoria de labores, y si no la entregan los sancionan.

¿Por qué piden la memoria de labores los auditores de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles?, esto lo hace en base al Art. 278 romano I de este mismo Código:

Art. 278.- La responsabilidad de los administradores frente a la sociedad quedará extinguida:

I.     Por la aprobación de la memoria anual respecto de las operaciones explícitamente contenidas en ella o en sus anexos. Se exceptúan los siguientes casos:
a)         Aprobación de la memoria anual en virtud de datos no verídicos.
b)        Si hay acuerdo expreso de reserva o de ejercer la acción de responsabilidad.

En palabras sencillas al aprobarse la memoria de labores de una Junta Directiva o un Administrador Único, ya no se puede exigir responsabilidades a los Administradores, a menos que la memoria contenga datos no verídicos

viernes, 18 de diciembre de 2015

EDICIÓN 2015 DE BOLETINES TECNICOS

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

Durante el año 2015 he elaborado 50 boletines técnicos que son de interés para empresarios, auditores, contadores, y gerentes entre otros. Los temas son variados: tributarios, mercantiles, laborales, ley contra el lavado de dinero y activos, etc.


Existe una edición en CD que resume todos estos boletines, cuyo costo es de $ 25.00 (IVA incluido) por si alguien está interesado, me puede contactar al teléfono 2276-5990 o enviarme un email a  la cuenta despacho.castilloguzman@gmail.com






jueves, 17 de diciembre de 2015

TIPs MERCANTILES

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

Los comerciantes ya sean individuales o sociales tienen que tomar en cuenta las disposiciones del Código de Comercio, que les son aplicables, por lo que se van a abordar en una serie de boletines de los principales aspectos mercantiles que no se deben olvidar.

“Art. 25.- La personalidad jurídica de las sociedades se perfecciona y se extingue por la inscripción en el Registro de Comercio de los documentos respectivos.
Dichas inscripciones determinan, frente a terceros, las facultades de los representantes y administradores de las sociedades, de acuerdo con su contenido.
Las sociedades inscritas no pueden ser declaradas nulas con efectos retroactivos, en perjuicio de terceros.”

Este artículo menciona la “personalidad jurídica”, la cual fue explicada en boletines anteriores, sin embargo en esencia significa la “facultad de una persona para adquirir derechos y obligaciones por sí misma y no por medio de otras personas”. En las personas naturales esa facultad se obtiene al cumplir los 18 años, y en una sociedad mercantil se obtiene al inscribir en el CNR la escritura de constitución.

Lo anterior es contradictorio ya que las sociedades son entes jurídicos que se crean cuando se unen dos o más personas, para desarrollar una serie de actividades económicas, que generan por regla general utilidades, sin embargo hay ocasiones que se dan pérdidas. Las personas jurídicas no se pueden tocar o percibir sensorialmente, y cuando éstas actúan lo hacen por medio de las figuras que contempla su pacto social (Junta Directiva o Administrador Único).

Cuando los miembros de una sociedad mercantil, ya no quieren continuar operando por “x” razón, entonces inician el proceso de su extinción (disolución y liquidación).

“Art. 40.- Todas las sociedades llevarán los libros siguientes:

 I.     Libro de Actas de las Juntas Generales, en el cual se asentarán los acuerdos adoptados en las sesiones respectivas. (29)

  II.     Libro de Actas de Juntas Directivas o de Consejos de Administración, según la naturaleza de la sociedad y el régimen de administración adoptado o regulado por este Código.
III.     Libro de Registro de Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad.
IV.     Libro de Registro de Aumentos y Disminuciones de Capital Social, cuando el régimen adoptado sea el de capital variable.

Los libros serán legalizados por contadores públicos o por el Registro de Comercio.”


Estos libros son conocidos como de “control administrativo”, y los deben tener toda clase de sociedad (anónimas, colectivas, en comandita por acciones, etc.) En muchos casos las sociedades mercantiles tienen dichos libros, pero no están actualizados; en otros casos los folios de los libros están agotados o se han extraviado y no se ha gestionado su reposición.