El art. 17 letra b) de la Ley Reguladora
del Ejercicio de la Contaduría, faculta a los contadores públicos inscritos en
el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Publica y Auditoria a
“Legalizar los requisitos o libros que
deben llevar todos los comerciantes, de conformidad con las leyes de la
materia, previa solicitud del interesado por escrito y autenticada”.
Para conocer la parte legal que regula la legalización
de los libros que los comerciantes deben llevar, se citarán las disposiciones
legales del Código de Comercio:
“Art. 40.- Todas las sociedades llevarán los
libros siguientes: (29)
I. Libro de Actas de las Juntas Generales, en el cual se asentarán los acuerdos adoptados en las sesiones respectivas. (29)
II. Libro de Actas de Juntas Directivas o de Consejos de Administración, según la naturaleza de la sociedad y el régimen de administración adoptado o regulado por este Código. (29)
III. Libro de Registro de
Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad. (29)
IV. Libro de Registro de
Aumentos y Disminuciones de Capital Social, cuando el régimen adoptado sea el
de capital variable. (29)
Los libros serán legalizados por contadores públicos o por el Registro
de Comercio.”
“Art. 435.- El comerciante está obligado a llevar contabilidad
debidamente organizada de acuerdo con alguno de los sistemas generalmente
aceptados en materia de Contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función
pública de Auditoria.
Los comerciantes deberán conservar en buen orden la correspondencia y
demás documentos probatorios.
El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, diario y mayor, y los demás que
sean necesario por exigencias contables o por Ley.”
Art. 438.- Los registros obligatorios deben llevarse en libros
empastados o en hojas separadas, todas las cuales estarán foliadas, y serán
autorizadas por el Contador Público autorizado que hubiere nombrado el
comerciante. Tratándose de
comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien autorizará los libros o
registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha
autorización.
“Art. 446.- En el Diario se asentará, como primera partida, el balance
que muestre la situación económica y financiera del comerciante al principiar
sus operaciones, anotando las cuentas del activo, pasivo y capital.
Se asentarán inmediatamente después en orden cronológico, las partidas
correspondientes a las operaciones que haga el comerciante, por cuenta propia o
ajena.
Cuando las necesidades del negocio lo requieran, el Diario y Mayor a que
se refiere el artículo 435, podrán estar constituidos por varios registros,
siempre que se llenen los requisitos exigidos por este Código. También podrán
llevarse el Diario y el Mayor en un solo registro.”
Por lo general el auditor externo es nombrado para un año, sin embargo hay casos en que las escrituras de constitución aparece un plazo mayor, ¿Cuál
disposición prevalece? ¿La de la escritura de constitución o el Código de
Comercio? R/ la de la escritura, por ser el acuerdo tomado por los accionistas.
Supongamos que la sociedad ABC, S.A. de C.V., nombra como auditor
externo a Juan Pérez para el año 2016, y en fecha 10 de febrero de 2017 le
piden que legalice el libro Diario por agotamiento de folios, ¿Puede hacer esta
legalización? R/ No, porque su periodo de funciones venció el 31 de diciembre de
2016; para que lo pueda hacer tiene que estar nombrado como Auditor externo
para el año 2017, antes de la fecha de la solicitud.
Otro caso que es frecuente que se de, es que se extravía folios o el
libro completo de los libros legales, solicitándole al Auditor que se los
reponga sin muchas exigencias ¿Lo puede hacer el Auditor? R/ No, porque puede ser que el extravío haya sido intencional.
En estos casos, es necesario que el solicitante publique el extravío 3 veces en el Diario Oficial y en un
Diario de circulación nacional, y que a la solicitud de legalización le anexen las últimas publicaciones. Con este procedimiento, el Auditor estará cubierto por cualquier reclamo que se le quiera hacer en el futuro.
¿Qué hacer en casos de extravío de libros de actas y urge asentar un
acta de Junta Directiva o de Junta General de Accionistas? R/ Pedirle a un
notario y al Auditor Externo, que presencie dicha Junta, para que la transcriba
a su protocolo, tal como lo contempla el art. 246 del Código de Comercio:
“Art. 246.- Las actas de las juntas generales de accionistas se
asentarán en el libro respectivo; deberán ser firmadas por el presidente y el
secretario de la sesión o por dos de los accionistas presentes a quienes la
propia junta haya comisionado al efecto.
Cuando el acta no pudiera asentarse en el libro respectivo, el
desarrollo de la sesión se asentará en libro de protocolo de un Notario, dejando
constancia de la causa que ha imposibilitado el Asiento en el libro de la
sociedad. El Notario presenciará en consecuencia, la sesión de junta general,
debiendo relacionar la certificación del Auditor Externo en que conste la
calidad de accionista o representante de acciones de cada uno de los
comparecientes, con designación del porcentaje de acciones que les corresponden
o que representan. El Notario deberá cerciorarse además, de la legalidad de las
convocatorias; que están presentes o representadas, al menos, el mínimo de
acciones con derecho a voto que señala este Código para la instalación válida
de la junta general de que se trate y hará una relación exacta de los puntos
contenidos en la agenda y de los acuerdos que hayan sido adoptados, con expresión
de los porcentajes de acciones presentes que la ley requiere para tener las
resoluciones por válidas. (29)
Del cumplimiento de estas obligaciones responderán solidariamente el
presidente de la junta, los administradores y el auditor.”
Si bien esta disposición es aplicable a los comerciantes sociales
(sociedades), sin embargo ante falta de regulación en alguna ley de especial,
soy de la opinión que por integración de normas se puede invocar esta
disposición, para cualquier tipo de entidad que se vea imposibilitada en asentar
un acta en el libro respectivo, teniendo especial cuidado que el Notario debe
estar presente en la sesión al igual que el Auditor Externo, para que no la
vayan a impugnar en un proceso judicial.
¿Qué pasa si el auditor externo no está presente en la Junta General,
pero en el acta asentada en el protocolo del Notario, éste manifiesta que si?
R/ Esto es un fraude procesal, que el Auditor puede invocar en caso que el acta
contenga asuntos legales que lo puedan afectar.
Hay un problema generalizado y es que las actas se hacen en borrador pero
no se transcriben en los libros legales, ¿Qué debe hacer el auditor? R/
Solicitar que las actualicen y verificar que su contenido y firmas cumplan con
las disposiciones legales aplicables.
¿Qué pasa si no le dan los libros legales de las actas? R/ en primer
lugar tiene que informarlo en la carta de gerencia, y si aun así, no se lo
facilitan, entonces incluirlo en su dictamen como un asunto de importancia en
el párrafo de énfasis.
A la parte legal por lo general no se le da importancia, hasta que se
ven envueltos en procesos judiciales, y es ahí donde el abogado de la
contraparte, aprovecha los vacios legales y los errores que pudieron cometerse,
como por ejemplo no tener la lista de asistencia (quórum), fechas de
legalizaciones, mala redacción de acuerdos, etc.
