Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán - Auditor y abogado
En el Art. 7 del Instructivo de la UIF se menciona que, si el sujeto obligado cuenta con un auditor interno, entonces este es quien hará la evaluación del programa de prevención de LDA/FT/FPADM, pero si no cuenta con el auditor interno ¿Quién hará la evaluación antes mencionada? En ese mismo artículo se menciona que lo hará el auditor externo del sujeto obligado y que por lo menos se debe hacer una vez al año.
Al final del año 2024 el
encargado de cumplimiento tiene que haber elaborado los siguientes documentos:
Informe de actividades 2024 (por
lo menos uno al año)
Plan anual de trabajo de 2025
Plan de capacitación para
2025
Estos documentos los tiene
que conocer y aprobar el órgano de gobierno de mayor jerarquía o quien haga sus
veces, surgiendo la duda ¿Cómo el auditor va a comprobar si se han elaborado o no estos
documentos? En primer lugar, hay que tener evidencia escrita que existen
documentos y que estos fueron aprobados (copia digital).
¿Cómo evidenciar el
cumplimiento de la aprobación de estos documentos? Al respecto hay
que considerar que existen sujetos obligados que son personas naturales y otros
son personas jurídicas, por lo tanto, son dos procedimientos diferentes:
PERSONA
NATURAL
En estos casos el
comerciante individual no tiene ningún libro donde asiente los acuerdos que toma
respecto a la administración de su negocio respecto al LDA/FT/FPADM, por lo que en estos casos a los tres
documentos antes mencionados al pie de los mismos hay que colocarle las
siguientes leyendas: Autorizado por, nombre del que autoriza, fecha y sello del
negocio.
PERSONA JURÍDICA
Aquí puede darse el caso de delegación de funciones de la Junta General a su órgano de administración, para que este sea quien reciba y autorice los tres documentos que tuvo que elaborar el encargado de cumplimiento en 2024 y ¿Cómo saber si existe tal delegación? Lo primero que se tiene que hacer es revisar el Manual de prevención contra el lavado de activos, para verificar si existe un apartado sobre delegación de funciones al órgano de administración del sujeto obligado.
¿Qué pasa si no hay nada en el Manual de prevención de LDA? Entonces hay que revisar el libro de Juntas Generales, por si en alguna acta se acordó esta clase de delegaciones, sin embargo, si no hay ninguna delegación de la Junta General hacia su Junta Directiva ¿Qué hacer?
Se sugiere elaborar un acta en el año 2024 donde se incorporé tal delegación, sin embargo hay quienes opinan que no es necesario por la conjunción disyuntiva "o", en la siguiente redacción "órgano de gobierno de mayor jerarquía o quien haga sus veces", es decir que le da al interprete una alternativa entre el órgano de gobierno de mayor jerarquía y quien hace sus veces. Mi opinión profesional es mejor que haya una claridad en este tema, por lo que recomiendo que exista una delegación escrita de parte de la Junta General (acta).
Supongamos que
existe tal delegación ya sea en el libro de Juntas Generales o en el Manual de
prevención de LDA, ¿Cuál seria la evidencia que hay que mostrar al auditor que el
encargado de cumplimiento presentó y le fueron aprobados en 2024 los tres documentos antes mencionados? Aquí hay
mencionar que se pueden dar los siguientes tipos de administraciones: a) que se
tenga una Junta Directiva y/o Consejo de Administración; y b) que haya Administrador Único.
En caso que el
tipo de administración del sujeto obligado sea una Junta Directiva, entonces
hay que hacer un acta en 2024 donde se incluya un punto que aborde el conocimiento
y aprobación de informe de actividades del encargado de cumplimiento 2024, plan
anual de trabajo del encargado de cumplimiento 2025 y plan anual de capacitación
2025.
Cuando el tipo de
administración es mediante Administrador Único, entonces se tiene la limitante
que no existe libro de acuerdos de este órgano de administración, ante lo cual,
en estos casos a los tres documentos antes mencionados, al pie de los mismos
hay que colocarle las siguientes leyendas: Autorizado por, nombre del que
autoriza, fecha y sello del negocio.
Los procedimientos
antes mencionados no se encuentran desarrollados en el instructivo de la UIF en
forma explícita, sino más bien los he deducido con base a mi experiencia como
auditor y como abogado; como auditor me interesa tener evidencia física del
cumplimiento y como abogado mi interés es que se cumple la normativa incorporada
en el instructivo de la UIF.
La existencia de estos documentos, es una parte de la evaluación integral que debe hacer el
auditor con respecto al programa de prevención de lavado de activos del sujeto
obligado.
