LEGALIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES DE ONG

Autor: mecastillog@gmail.com

A continuación se hará un resumen de los pasos a seguir en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (RAFSFL) para legalizar un sistema contable por primera vez o por una modificación al mismo:

1. En ambos casos hay que elaborar un escrito solicitando su legalización, el cual debe ser firmado por el Representante Legal de la ONG.
2. Es recomendable autorizar en el escrito a una persona para que lo presente; asimismo para que entregué la documentación complementaria que sea necesaria para lograr la autorización definitiva; y también lo pueda recibir cuando esté autorizado.
3. Si el Representante Legal no puede presentar el escrito personalmente, es necesario legalizar su firma por parte de un Notario.
4. Cuando el escrito esté firmado y legalizada la firma del Representante Legal, hay que sacarle una copia, para que la sellen y firmen de recibido cuando se presente al RAFSFL.
5. En ambos casos se deben adjuntar dos ejemplares del Sistema Contable que está integrado por la Descripción con sus políticas contables, estructura del catalogo de cuentas, catalogo y manual de aplicación de cuentas.
6. Al final de cada una de las secciones del Sistema Contable hay que anotar la fecha de elaboración, y las firmas del Representante Legal y del Contador.
7. Debe tenerse cuidado en anotar consistentemente los códigos y nombres de las cuentas contables, ya que muchas veces observan esta clase de inconsistencias.
8. Hoy por hoy el Sistema Contable debe elaborarse tomando en cuenta la Norma de Contabilidad Financiera N° 21 Registros de las Operaciones Financieras en las organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro. Esta Norma está en vigencia desde 1997, es decir desde hace 18 años, y a la fecha no ha tenido ningún cambio.
9. Hay una serie de términos que no los aceptan en el RAFSFL, como por ejemplo: depósitos a plazo, clientes, utilidades del ejercicio, utilidades de ejercicios anteriores, estimación para la obsolescencia de inventarios, socios, etc.
10. Cuando es una modificación a cualquiera de las secciones del Sistema Contable, en la parte donde aparecen las firmas, hay que colocar el sello de la ONG.
11. Hay que solicitar el número del teléfono al cual se puede estar preguntando por este trámite.
12. Lo más probable es que el Sistema Contable sea devuelto con observaciones, las cuales hay que solventar y luego volver a imprimir dos ejemplares del mismo corregido, firmado y sellado, debiéndose remitir por medio de un escrito dirigido al RAFSFL.
13. No se puede estandarizar el plazo para que legalicen el Sistema Contable, sino que esto depende entre otras cosas de la experiencia que tenga la persona que lo elabore y del técnico del RAFSFL que lo revise.
14. Es recomendable que cuando se reciban observaciones, vaya la persona que hizo el Sistema Contable y solicite al técnico que tiene el caso, que le expliqué porque se lo objeta y cual es la base legal para ello.
15. Para llegar a que legalicen el Sistema Contable, se llega al extremo en algunos casos de preguntarle al técnico, cómo quiere que se redacte la corrección a pesar que no tenga razón.
16. La mayoría de cuentas del catalogo son similares a las de una entidad con fines de lucro, excepto algunas como los inventarios, patrimonio, donaciones en administración, etc.

Actualmente el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría (CVPCPA) les ha solicitado a las gremiales de contadores que les presenten propuestas para la “Elaboración de Sistemas Contables de las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro”, lo cual me llamó la atención, habiéndome tomado el tiempo  para leer detenidamente tanto la Ley de de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, como su Reglamento, y ¿Cuál fue mi sorpresa? R/ que la Ley no le da competencia al RAFSFL para legalizar los Sistemas Contables de las ONG, sino que ésta aparece en el Art. 7 de su Reglamento de Aplicación.

Si lo vemos desde la óptica del derecho administrativo, el RAFSFL ha estado legalizando Sistemas Contables, sin que tenga esa facultad de una forma explícita en su ley, es decir que esos actos podrían ser considerados como ilegales.