LO IMPORTANTE QUE SON LAS COMUNICACIONES EN LAS GREMIALES

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

El logro de los objetivos de una entidad depende de varias variables, por ejemplo: liderazgo de sus administradores, trabajo en equipo, comunicación, capital de trabajo, etc.

Me voy a referir a la comunicación, como un instrumento que permite transmitir mensajes encaminados hacia la búsqueda de los objetivos o metas de la administración de la entidad.

Muchas veces quien transmite el mensaje no lo hace de la forma apropiada, generando dudas sobre lo que quiso decir o transmitir; en otras ocasiones quien recibe el mensaje no pone atención al contenido de este, o lo entiende de una forma distinta a como el emisor piensa que será interpretado.

En este artículo, se abordará la forma de comunicación en las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (ONG), específicamente en las gremiales de contadores y auditores, en donde es frecuente observar que es deficitaria tanto en cantidad como en calidad.

Soy Miembro de dos gremiales de contadores y auditores, quienes con alguna regularidad envían información de diferente índole, en ocasiones la recibo oportunamente, en otras veces cuando la recibo ya la obtuve por otros medios o colegas y en más de un caso no envían nada.

He sido directivo de ambas gremiales, y en una de ellas sugerí que, a mediados del año, se les informara a los Miembros sobre los resultados económicos, y la reacción de la mayoría de los directivos fue a la defensiva, aduciendo que esa información era muy sensible.

Al final se logró que por lo menos se informara resumidamente los ingresos y los gastos de la gremial, lo cual ayudó a implementar una serie de medidas encaminadas a la búsqueda de la auto sostenibilidad financiera.

Lo que se quiere resaltar, es la necesidad de comunicar oportunamente lo que se hace al interior de las gremiales, siendo responsabilidad de los integrantes de la Junta Directiva hacerlo; lo que cambia de una gremial a otra es la calidad de comunicación, la cantidad de veces que se hace en el mes, su omisión por intereses o conflictos personales de los directivos, etc.

La falta de auto sostenibilidad financiera no permite a las gremiales, tener un encargado de comunicaciones de forma permanente, sino que tal función la desarrollan los gerente o jefes administrativos que estas puedan tener (quienes no son expertos en esa área), y a falta de estos, es el Presidente de la Junta Directiva, quien se hace cargo de elaborar el contenido de lo que se va a informar a los Miembros, y en muchas ocasiones hasta de enviarlo.

La búsqueda constante de alcanzar el punto de equilibrio entre los ingresos y gastos, hace que las gremiales bombardeen con la comunicación de las capacitaciones que organizan, debido a que estas les generan el ingreso que tanto necesitan. Esto ocasiona que se descuiden de la comunicación institucional, ya que son raras las que envían boletines técnicos y otra información de interés para sus Miembros.

Por otra parte, los cargos directivos no son a tiempo completo, sino que quienes se atreven a postularse para integrar la Junta Directiva, dan el tiempo que tienen disponible para las actividades gremiales, lo que incide en que la comunicación con los Miembros no sea la apropiada.

Hay casos en donde el presidente de la Junta Directiva comunica lo que él piensa que es adecuado para la gremial, sin embargo esto no lo consulta a los demás directivos, sino que estos se dan cuenta hasta que el mensaje fue enviado a los Miembros de la Asociación. Esto es válido en los casos que urja informar a los Miembros sobre "x" tema, es decir que esta modalidad debe ser la excepción y no la regla.

El avance tecnológico ofrece diferentes medios de comunicación, por ejemplo: prensa escrita, radio, correos electrónicos, mensajes por WhastApp, Blog, Instragram, páginas Web, etc.

Cuando se es directivo uno observa que los Miembros en muy raras ocasiones contestan los mensajes que se les envían, dando la impresión que su contenido no es de su interés, lo cual en algunas ocasiones así es, pero en otras simplemente lo que pasa es que el Miembro no tiene la cultura de comunicar lo que piensa sobre determinado tema.

También se da el caso inverso, en donde el Miembro comunica lo que piensa del contenido del mensaje, y resulta que nadie en la gremial le contesta, dando la impresión que no les importa lo que esa persona se ha atrevido a expresar,  ya sea porque su contenido no aprueba lo que hace la Junta Directiva o simplemente no se le da la importancia del caso; en ambos casos es una falla de comunicación.

Una falla de comunicación generalizada, se da cuando en la gremial se contesta un mensaje en forma anónima, es decir que no anotan el nombre de quien lo envía, por lo que no se puede responsabilizar o darle seguimiento, a su contenido. Otro dolor de cabeza, es que en la mayoría de las ocasiones, los mensajes contienen errores ortográficos que afecta la imagen institucional y personal del emisor.

Se dan casos en donde del correo de la gremial envían mensajes, y solo adjuntan un archivo, sin el más mínimo contenido explicatorio sobre la razón del archivo que se les envía a los Miembros. 

Si se va a compartir una información con los Miembros, es conveniente enviarla en formato PDF en lugar del de imágenes; pero si en la gremial se recibió en JPG ¿Qué hacer? bueno entonces hay que convertirlo a PDF, ya que existen en Internet sitios que en forma gratuita convierten archivos de JPG a PDF.

Cuando fui directivo de una gremial, se nos presentó el caso que se tenia que definir el precio de las capacitaciones, en un local que se empezó a arrendar, el cual se acondicionó como un salón para impartir seminarios, habiendo enviado a los Miembros una propuesta del precio en ese lugar y en el hotel.

Se recibieron un poco más de 30 correos dando sus opiniones al respecto, y al interior de la Junta Directiva se dijo que eran muy pocos para decidir, sin embargo expuse que eran suficiente para fijar el precio de las capacitaciones tanto en el hotel como en este salón que se había arrendado: y gracias a Dios el tiempo se encargó de demostrar, quién tenia la razón.

En mi opinión, el envío de boletines mensuales donde se resuman las actividades que han realizado, es lo mínimo que toda Junta Directiva debe enviarle a sus Miembros, ¿Será suficiente? Eso le corresponde a cada Miembro evaluarlo.

Una falla de comunicación que se repite con frecuencia, es que las Juntas Directivas no consultan a sus Miembros, que es lo que piensan sobre temas que puedan afectarles, sino que son los integrantes de esa Junta, quienes deciden cual será la posición de la gremial; ante temas sensibles, considero que lo prudente es consultárselos a los Miembros.

Cuando se envían boletines mensuales, he observado que muchas diapositivas son las mismas de un mes a otro, y que en algunas ocasiones son tan extensos que no dan ganas de leerlo; en otras ocasiones es todo lo contrario en cuanto a la cantidad de contenido.

Un aspecto que vale la pena mencionar, es que los directivos de las gremiales de contadores y auditores, reaccionan hasta que se dan eventos que afectan al gremio. Esto no es un reclamo en sí, sino más bien un insumo para enfocar esfuerzos en las áreas donde se debe mejorar por el bien del gremio.

Lo anterior lo menciono porque recientemente se dieron dos casos que han afectado directamente a los contadores y auditores, en los que los directivos de las gremiales, no consultaron a sus Miembros que pensaban de ello, ni reaccionaron a tiempo: 

1. La Dirección General de Impuestos Internos comunicó a los contadores de los contribuyentes que nombraron auditor fiscal para el año 2018, que tenían hasta el 2 de mayo de 2019 para subir la información financiera de esos contribuyentes a su plataforma informática, luego ampliaron el plazo hasta el 7 de mayo; y
2. Los disputados de la Asamblea Legislativa reformaron la letra b) del art. 131 del Código Tributario, ampliando el techo de los ingresos para que un contribuyente esté obligado a nombrar auditor fiscal.

Si algo percibí cuando fui directivo, es que la mayoría de ellos no apoyan pronunciamientos que contradigan a la autoridad administrativa, por temor a represalias; asimismo se asume una reverencia a lo que dice la autoridad, sin tomar en cuenta que son humanos y como tal puede fallar en sus valoraciones ya sea por dolo o negligencia.

Por regla general, los contadores y auditores no somos expertos en leyes, y eso es en mi opinión lo que genera parte de este temor; una asesoría legal se ve como un gasto y no como una inversión.

He tenido dos experiencias en temas jurídicos relacionados con las ONG, en los cuales la opinión de un abogado experto en esta clase de entidades, dada en forma escrita, permitió: 1) aclararles algunos conceptos a los integrantes de un órgano de control de una gremial, quienes estaban actuando arbitrariamente; y 2) evitó que la Asamblea General destituyera a varios directivos porque no hay un procedimiento ni causales para ello en los estatutos de esa gremial.

Cuando se tiene el titulo académico de contador público y abogado, y se expresa una opinión sobre determinado tema jurídico, hay opiniones sin fundamentos jurídicos que dan los colegas, quienes por su falta de preparación técnica por lo general aceptan a ciegas lo que dice la autoridad; tratar de convencer a alguien que no tiene esa experticia, es una tarea difícil.

Se han mencionado las posibles causas de las fallas de comunicación en las gremiales de contadores y auditores, con sus Miembros, siendo pertinente presentar propuestas de solución, por ejemplo:

1. Fortalecer la institucionalidad de cada gremial, para que su accionar responda a las expectativas comunicacionales de sus Miembros, y para ello se puede solicitar ayuda a cooperantes extranjeros.
2. Capacitar al personal y a los directivos que contestan los correos, en aspectos básicos de redacción, ortografía y servicio al cliente.
   
3. Que el Presidente de la Junta Directiva trabaje a tiempo completo para la gremial, y por ello reciba un salario y las prestaciones sociales que le corresponden. Con esto, se podrían mejorar las comunicaciones con la membresía.
4. Ante temas sensibles, los directivos deben consultar lo que piensan los Miembros de la gremial sobre ello, antes de fijar una postura institucional.
5. Exhortar a los Miembros que compartan con la gremial, la información que puedan tener y que sea de interés para el gremio.
6. Cuando haya una duda de carácter legal, la Junta Drectiva contrate a un abogado, quien debe darle por escrito sus opiniones sobre el tema.